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Francesca Maltese, January 4 2019

2 REGOLE FONDAMENTALI PER OTTIMIZZARE IL TEMPO

In questo articolo presento due criteri, utilizzabili sia separatamente che in combinazione, per ottimizzare l’uso del tuo tempo e cambiare in meglio la tua vita

Se non hai ancora letto la prima parte dell'articolo sulla Gestione del tempo, ti consiglio di cliccare qui.

Sono metodi che ho sperimentato, pur avendo solo 17 anni, perché… sono un  tipo fondamentalmente pigro e tuttavia amo imparare cose nuove e ottenere buoni risultati a scuola, e allo stesso tempo ho sempre voluto anche divertirmi.

Ma… alle elementari, uscivo alle 16.00 da scuola e avevo ancora i compiti da fare. Alle medie, scelsi la sezione musicale e quindi mi ritrovai con due pomeriggi bloccati dalle prove d’orchestra, e tuttavia non per questo potevo evitare l’interrogazione del giorno dopo. Al liceo frequento un percorso bilingue, italo-francese, che porterà al doppio diploma e quindi implicherà due esami di maturità (quello francese inizia il giorno dopo quello italiano). 

Lo stesso liceo, ci da la possibilità di andare spesso in giro, grazie  a progetti europei o altro, e così ad esempio quest’anno faccio Alternanza Scuola Lavoro a Barcellona, 3 settimane a febbraio, e a Copenaghen, altre 3 settimane ad aprile

Nel frattempo a scuola tutto va avanti normalmente perché non tutti noi studenti facciamo le stesse cose contemporaneamente, sicché i miei prof spiegano cose nuove mentre io non ci sono e dopo devo recuperare in fretta, anche perché ormai il resto della classe è già stato interrogato e quindi  “mi tocca”. 

Da poche settimane sono stata ammessa anche su start2impact e da pochi giorni collaboro con un portale europeo come traduttrice.

Questo spiega perché fin da piccola mi sono posta, inizialmente, il problema di trovare un metodo di studio efficace (e cioè che mi consentisse in pratica di cavarmela anche dedicando meno tempo), successivamente mi sono resa conto che il punto era più generale, ovvero imparare a gestire il tempo, e pian piano (ho i miei tempi!) ho preso coscienza del fatto che non puoi fare mille cose senza che qualcuna ne risenta a livello qualitativo,  per cui il focus si è ulteriormente spostato da “gestire il tempo” a “definire le mie priorità”

Non è semplicissimo, o almeno per me non lo è, ma quando ti chiarisci le idee su cosa davvero conta, le cose iniziano a girare come per magia

Dalle medie sono uscita con 10 e con l’ammissione al secondo anno di conservatorio, e attualmente sono tra i migliori della mia classe e del mio liceo sia come media dei voti curriculari sia come progetti extra curriculari in cui sono coinvolta. 

Eppure studio molto meno (in termini di ore) di tanti altri che poi hanno un rendimento inferiore, o nella migliore delle ipotesi, pari al mio. 

Se anche tu hai mille impegni e progetti da portare avanti, e non vuoi rinunciare ad avere anche una vita, seguimi, sto per darti due dritte di valore enorme che a me hanno cambiato la vita

Certo, ho lavorato anche sul metodo di studio in quanto tale, e di questo (ovvero come studiare meno ma studiare meglio) magari parlerò in un altro articolo, ma qui mi focalizzerò su quello che è a monte, ovvero l’importanza di darsi delle priorità, e su un meta-criterio, qualcosa che prescinde dai contenuti e vale per tutto, che consiste nel concedersi volutamente dei tempi stretti per fare le cose. 

Entrambi questi principi (non sono “metodi” in senso stretto), valgono sia per lo studio che per il lavoro,  e in verità per qualsiasi ambito della nostra vita.

1) Focalizzati su poche cose “giuste”: il Principio di Pareto  o Legge 80/20 

Il Principio di Pareto, o Legge 80/20, è una legge empirica che, in breve, recita che l’80% di ciò che si ottiene è dovuto soltanto al 20% di ciò che si fa, o meglio “la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause”.

In altre parole, l’80% della ricchezza mondiale è detenuto dal 20% della popolazione, l’80% dei guadagni di un’azienda è generato dal 20% delle vendite, l’80% dei tuoi risultati, scolastici o lavorativi è dato dal 20% del tuo impegno, l'80% delle interazioni che hai sui social sono dovute a una minoranza di contatti, e così via. 

Quindi, è il 20% di ciò che fai a generare l’80% dei tuoi risultati

Ciò implica che l’80% di quello che fai potresti ridurlo/evitarlo, per aggiungere risorse (lucidità mentale, energia fisica, denaro, fantasia, etc.) al restante 20% in grado di produrre i maggiori risultati. 

Esempio: se sei un programmatore freelance e l'80% del tuo fatturato deriva da pochi clienti, conviene dedicarsi di più a questi, curandoli con più attenzione e quindi dando più valore e ricavandone probabilmente del passaparola di qualità. 

Una scelta del genere implica molto coraggio per la mentalità corrente, ma ti fa lavorare più serenamente, e tendenzialmente aiuta anche a bilanciare vita privata e lavoro. (Anche perché buona parte di quei clienti che ti chiamano fuori orario o a ferragosto per fare piccole modifiche a un progetto che poi magari non ti pagheranno, fanno parte appunto dei clienti a cui è meglio rinunciare). 

In generale la regola di Pareto si può anche riformulare, all'americana, con il motto "less is more".

Se non vuoi più sprecare tempo, energie, pazienza e denaro, devi individuare quali sono le cose che ti portano il grosso dei risultati e concentrarti su queste.

IN PRATICA 

• Scrivi una lista delle cose che fai ogni giorno.

Questo vale sia per uno studente che per un lavoratore, ma anche per la gestione di un hobby o una pratica sportiva. Identifica quali attività ti fanno perdere più tempo o ti offrono meno vantaggi rispetto alle ore che dedichi ad esse. 

E’ giunto il momento di valorizzare le cose giuste, importanti e ad alto rendimento (o appagamento): devi massimizzare i risultati.

• Adesso depenna, diminuisci, razionalizza! L’efficacia richiede semplicità… e la semplicità richiede spietatezza nel tagliare il superfluo. 

Questo ti renderà libero dalla “schiavitù” di una gestione del tempo troppo minuziosa o complessa. 

Sarà più agevole organizzare le tue giornate per portare a termine i tuoi impegni importanti e – finalmente – avrai più spazio per te stesso o i tuoi cari.

2) Sfrutta La “magia” delle scadenze: la Legge di Parkinson 

"Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo. (Cyril N. Parkinson)" 

Ora che hai realizzato la tua prima lista è il momento di conoscere la “Legge di Parkinson”, secondo la quale, l’importanza e la complessità (percepite) di un compito aumentano in rapporto al tempo assegnato per la sua esecuzione. In poche parole: “Più tempo avrai, più ne sprecherai!”.

Ma è valido anche il contrario: quando hai poco tempo, tendi a lavorare per priorità e con maggiore efficacia. 

Se per completare un lavoro ti imponi una scadenza ravvicinata e precisa, il prodotto finale è quasi inevitabilmente di qualità pari o superiore per via della maggiore concentrazione.

E’ una specie di “magia”… meno tempo = più motivazione.

Una scadenza ravvicinata ti costringe a focalizzarti sugli obiettivi da raggiungere senza distrarti continuamente: il rischio di non riuscire a completare il lavoro, e le possibili conseguenze negative, ti motiva.

Consiglio: Ovviamente la scadenza deve essere “ragionevole“. 

Un lavoro che richiede normalmente 3 ore, si può ragionevolmente pensare di concluderlo in 2 ore, senza perdere in qualità, ma non in mezz’ora.

In caso contrario otteniamo solo un abbassamento della qualità o un disastro sul quale dover rimettere le mani (perdendo altro tempo). 

IN PRATICA

• Riprendi ora la tua lista e assegna delle scadenze, precise e ragionevolmente ravvicinate, sulla base di quanto hai appena appreso. 

Prova anche a dividere ciò che fai in più step, se necessario, per facilitare il raggiungimento degli obiettivi

3) BONUS: Elimina i “ladri di tempo”

Ti avevo promesso due principi e ora diventano 3?! 

Si, è Natale, te le regalo un altro! 

In realtà, se hai applicato bene la Legge di Pareto, questo punto dovrebbe essere risolto automaticamente, ma spesso questo aspetto è difficile da gestire perché non dipende tutto da noi, bensì dalle persone con cui abbiamo rapporti, che siano di amicizia, di famiglia, lavorativi o scolastici. 

Ovvero spesso veniamo contattati anche quando avremmo bisogno di concentrarci, e quindi dobbiamo imparare  a mettere dei paletti o, in una fase iniziale, almeno a farci caso: alcune persone non lo fanno apposta, altre potrebbero rivelarsi dei veri e propri sabotatori.  

Quindi oltre a diminuire le attività improduttive e fissare scadenze, devi eliminare i “ladri di tempo“: telefonate non necessarie, notifiche dai social, interruzioni sul lavoro da parte di amici, clienti e colleghi per banalità, internet (se usato male), troppa televisione… e tanto altro. 

Crea dei filtri nei confronti di chi ti circonda, ad esempio fai capire ad amici, colleghi o parenti che quando sei occupato non ti devono disturbare se non per urgenze (cioè quasi mai).

E’ inutile cercare di ottimizzare, se ti lasci distrarre da WhatsApp ogni 5 minuti o commenti ogni foto buffa pubblicata su Instagram

Non si tratta di un predicozzo, ci mancherebbe: ho perso anch’io tanto tempo prezioso in ca…volate durante lo studio … e vorrei solo che la mia esperienza fosse utile ad altri. 

CONCLUSIONI

Ora che conosci tutte queste “leggi”, datti subito da fare e applicale

Magari dimmi, se ti va, cosa ne pensi e se le hai già sperimentate in passato.

Se vuoi approfondire, ti invito a leggere il libro dove per la prima volta ho trovato enunciati questi due principi, e dove troverai anche un sacco di altre idee bomba,lo trovai nella libreria di un parente, e anni dopo su internet ho visto che era diventato un caso mondiale, con tutta una community attorno di persone che cercano di vivere secondo le sue idee.

 “4 ore alla settimana – Ricchi e felici lavorando 10 volte meno” di Timothy Ferris

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Written by

Francesca Maltese

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